جلسه، جلسه و بازهم امروز جلسه، این جمله ای است که ممکن هست هرروزه توسط بسیاری از افراد شاغل در یک کسب و کار مطرح گردد. چیزی که در دنیای امروز واضح است، این موضوع است که شرکت در جلسات به عنوان امری روزمره در آمده است و همه ما می دانیم که برگزاری یک جلسه موفق کاری است تیمی که در طی آن گروهی از افراد با هدف مشخصی دور هم جمع شده و به بحث و صحبت می پردازند. بسیاری از ما در هر روز درگیر برگزاری/شرکت در یک جلسه بوده و مباحث مختلفی از قبیل نحوه برگزاری، زمان برگزاری، برنامه ریزی و اختتام جلسات، ذهن ما را بخود مشغول می سازد. از طرفی همه سازمان ها نیز، کم و بیش با مشکلات مختلفی روبرو می باشند که اهم آنها به شرح زیر است:
- عدم برنامه ریزی صحیح برای برگزاری جلسات
- عدم مدون نمودن برنامه تعیین شده جهت پیگری و اجرا
- اطلاع رسانی آسان و به موقع به شرکت کنندگان جلسه
- عدم توانایی در پیگیری صورتجلسات
- عدم توانایی در ثبت تجربیات و درس آموخته ها
- و …
در این راستا، سامانه مدیریت جلسات با هدف کمک به سازمان های بزرگ و کوچک در جهت برگزاری موفق جلسات طراحی شده است با این هدف که باعث کاهش هزینه ها، ریسک ها و مشکلاتی گردد که موثر بودن جلسات سازمانی را با کاهش شدید روبرو می سازد. اصلی ترین ویژگی های سامانه مدیریت جلسات تارتن عبارتند از:
مدیریت چرخه کامل جلسات
مدیریت یک جلسه همانند اجرای یک پروژه واقعی است که در طی آن افراد مختلف با یکدیگر همکاری نموده تا برگزاری جلسه را با موفقیت برگزار نمایند. این سامانه توانایی مدیریت چرخه کامل جلسات را برای کسب و کارهای مختلف فراهم ساخته و به سازمان ها اجاره می دهد تا کلیه مراحل آغازین، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اختتام یک جلسه را تعریف و مدیریت نمایند.
مستقل بودن سامانه از محیط استفاده
برگزاری یک جلسه و مدیریت آن امری است که بصورت گسترده در سطح یک سازمان برگزار می گردد. لذا امکان تعریف و برنامه ریزی سریع برای جلسات، امری است مهم که باید به راحتی از مکان های مختلف در اختیار تمامی افراد مرتبط قرارگیرد. سامانه مدیریت جلسات، سامانه ای مبتنی بر وب و تکنولوژی MS Share Point® ۲۰۱۰ بوده و قابلیت دسترسی در محیط ها و مکان های مختلف را دارا می باشد. کلیه کاربران سامانه در داخل و خارج سازمان قادر می باشند تا از امکانات سامانه برروری مرورگرهای خود IE, Chrome, Safari) استفاده نمایند.
تهیه خودکار دستور جلسات/ صورتجلسات
در بسیاری از جلسات تهیه دستورجلسه/صورتجلسات کاری است مهم که متاسفانه امری است زمان بر و مشکل که در بسیاری از مواقع به آن بی توجهی می شود. سامانه مدیریت جلسات به شما امکان می دهد که با توجه به اطلاعات برنامه ریزی شده و اجرا شده در جلسات اقدام به تهیه خودکار دستورجلسه و صورتجلسه نمایید. این کار علاوه بر افزایش سرعت عمل، امکان مدیریت بهتری را برروی جلسات برای شما فراهم می سازد.
اطلاع رسانی سریع
در دنیای امروز زمان، کالایی است گرانبها که انجام هر حرکت در جهن مدیریت بهینه و مناسب آن می تواند به سود افراد و سازمان باشد. بیشتر ما بعلت گرفتاری های کاری، زمان جلسات، موضوع جلسات و … را فراموش کرده و یا در آخرین دقایق از آنها با خبر می شویم. سامانه مدیریت جلسات به علت ارتباط نزدیک با MS Outlook® ۲۰۱۰ قابلیت برنامه ریزی و مدیریت را برروی تقویم (Calendar) و وظایف کاری (Task) را دارا میباشد.
وضعیت جلسات، همراه شما
“ اجازه بدهید یک لحظه برنامه کاری خود را نگاه کنم” این جمله ای است که بسیاری از ما در روز به افراد مختلف بیان می کنیم، زیرا نگاه داشتن تمامی برنامه کاری، بویژه جلسات در حافظه امری است مشکل که از عهده بسیاری از ما خارج است. امروزه حمل سررسید امری است مشکل و بسیاری از ما تمایل داریم تا اطلاعات برنامه کاری خود را برروی Mobile Device و -Tablet Deviceهای خود (iPhone, iPad 2, Galaxy Tab, …) داشته باشیم. سامانه مدیریت جلسات به شما اجازه می دهد تا از طریق Exchange تنظیم شده در سطح سازمان، وسایل ارتباطی خود را با برنامه کاری تنظیم شده برای جلسات در سطح سازمان هماهنگ و بروزرسانی نمایید. لازم به ذکر است که کلیه تغییرات برروی برنامه ریزی های صورت گرفته بصورت خودکار برروی وسایل ارتباطی شما نیز بروزرسانی خواهد شد.
پیگیری جلسات
همه ما میدانیم که بیشتر جلسات که ما در آن شرکت داریم، دارای تصمیم گیری هایی است که نیازمند آن است تا پیگیری هایی برروی آنها پس از پایان جلسه صورت پذیرد. این بخش از مسیر برگزاری جلسات که در مراحل پایانی رخ می دهد، از اهمیت بالایی برخوردار بوده و در بسیاری از جلسات (همانند جلسات هیات مدیره، مدیران ارشد سازمان و مدیران پروژه) ما شاهد آن می باشیم. سامانه مدیریت جلسات، به سازمان ها اجازه می دهد تا براساس صورتجلسات تهیه شده به پیگیری موارد تعیین شده پرداخته و این سامانه اجازه می دهد تا افراد در نقش دبیر/منشی جلسه موارد را پیگیری کرده و نیز بصورت خودکار برای افراد تعیین شده در صورتجلسه، در محیط MS Outlook®، Task ثبت گردد.
امنیت بالا
اطلاعات جلسات، همانند دیگر اطلاعات سازمان دارای اهمیت بالایی میپ باشند، بویژه تصمیمات گرفته شده که می تواند در سطح سازمان تاثیرات مهمی را باعث گردد. سامانه مدیریت جلسات، سازمان را قادر می سازد تا با توجه به سطوح دسترسی تعریف شده مبتنی بر تکنولوژی ۲۰۱۰MS Share Point® اطلاعات موجود را در اختیار افراد مجاز درون/برون سازمان قرار داده و بواسطه پشتیبانی از Active Directory امنیت بیشتری را برای دسترسی به اطلاعات موجود در سامانه فراهم سازد.
جهت دریافت اطلاعات بیشتر و ارائه دمو سازمانی با بخش فروش و بازاریابی شرکت تماس حاصل فرمایید.